Há uma curiosidade interessante sobre as grandes catedrais medievais.
Elas não foram construídas porque existiam milhares de operários trabalhando mais rápido do que todos os outros. Foram construídas porque alguém criou um método capaz de coordenar milhares de pequenas tarefas de forma eficiente.
A escala nunca foi uma questão de esforço.
Sempre foi uma questão de sistema.
Quando assumi o Registro de Imóveis, Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas de Ipirá – BA, em fevereiro de 2017, eu sabia que a digitalização do acervo seria uma das grandes transformações da atividade registral nos anos seguintes.
Naquele momento, a questão parecia relativamente simples: contratar pessoas, organizar processos e avançar gradualmente na transcrição das matrículas.
Na prática, não foi isso que aconteceu.
A cada nova matrícula transcrita, ficava mais evidente que o desafio não estava apenas no volume documental. O verdadeiro gargalo era encontrar profissionais capacitados para realizar esse trabalho com qualidade.
E quando encontrávamos essas pessoas, surgia outro problema.
Cada colaborador dedicado à transcrição deixava de atuar em atividades essenciais da serventia.
Ou seja, além do custo financeiro, existia um custo operacional invisível.
O cartório precisava escolher constantemente entre dedicar recursos às demandas do presente ou direcionar esforços para a construção da estrutura exigida para o futuro.
Mesmo assim, seguimos avançando.
Até os primeiros meses de 2026, havíamos conseguido transcrever aproximadamente 2.000 matrículas.
Parece um número expressivo.
Mas havia um detalhe importante.
Ainda restavam cerca de 15.000 matrículas.
Foi nesse momento que percebi algo que mudou completamente minha forma de enxergar o problema.
A questão nunca foi falta de dedicação.
Nunca foi falta de investimento.
Nunca foi falta de equipe.
O problema era que estávamos tentando resolver um desafio de escala com um modelo que não escalava.
Maio de 2026 já representava a prorrogação da prorrogação dos prazos concedidos para a estruturação do acervo registral.
E, sinceramente, até aquele momento eu não fazia ideia de como seria possível concluir esse trabalho dentro de uma lógica economicamente viável.
Quanto mais analisávamos a situação, mais evidente ficava que aumentar equipes significava aumentar custos de forma proporcional.
Mas o volume restante exigia crescimento exponencial.
A matemática simplesmente não fechava.
Foi então que conhecemos a FormatEasy.
O que mais chamou minha atenção não foi a promessa de acelerar transcrições.
Foi a mudança de paradigma.
Enquanto todos discutiam como contratar mais pessoas para transcrever matrículas, a FormatEasy partiu de uma pergunta diferente:
“E se a maior parte desse trabalho não precisasse mais depender de pessoas?”
A resposta veio através de uma inteligência artificial desenvolvida especificamente para leitura, interpretação e estruturação de matrículas imobiliárias.
Naquele momento ficou claro que não estávamos diante de mais uma ferramenta de apoio operacional.
Estávamos diante de uma nova forma de resolver o problema.
Naturalmente, minha primeira reação não foi de entusiasmo imediato.
Como titular de cartório, eu tinha duas preocupações muito claras.
A primeira era a segurança das informações e a conformidade com a LGPD.
Estamos lidando diariamente com dados sensíveis e com um acervo que exige elevado grau de responsabilidade. Antes de qualquer decisão, precisei compreender exatamente como a solução funcionava e quais garantias existiam para a proteção dessas informações.
A segunda preocupação era ainda mais prática.
Eu tinha receio de que a inteligência artificial produzisse transcrições insuficientemente precisas.
Porque, nesse cenário, a tecnologia não resolveria o problema. Ela apenas criaria outro.
Se a equipe precisasse revisar integralmente tudo o que fosse produzido, correríamos o risco de transformar uma promessa de ganho de produtividade em uma fonte de retrabalho.
Em outras palavras, eu não precisava de uma ferramenta que digitasse rápido.
Eu precisava de uma ferramenta que efetivamente reduzisse trabalho.
Por isso, antes de avançarmos, realizamos uma avaliação criteriosa da solução.
Analisamos os resultados, validamos a qualidade das transcrições e entendemos a metodologia utilizada pela plataforma.
Foi justamente nessa etapa que percebi que minhas preocupações não se confirmariam.
A qualidade dos resultados demonstrou que a tecnologia havia sido desenvolvida especificamente para a realidade registral.
Não era uma inteligência artificial genérica tentando interpretar documentos imobiliários.
Era uma solução construída para compreender matrículas.
E talvez o melhor indicador disso seja o que aconteceu com a nossa rotina.
Hoje, nosso trabalho já não é mais transcrever matrículas.
Nosso trabalho é conferir matrículas.
Existe uma diferença enorme entre essas duas atividades.
Transcrever significa começar do zero, linha por linha, palavra por palavra.
Conferir significa analisar um trabalho que já foi executado e realizar ajustes pontuais quando necessário.
A mudança de produtividade é significativa.
E a própria FormatEasy entendeu que esse processo não termina na transcrição.
Por isso, além da inteligência artificial, desenvolveu uma plataforma específica para conferência e validação dos dados extraídos.
A ferramenta permite visualizar rapidamente as informações, identificar eventuais pontos que exigem atenção e realizar correções de forma organizada e eficiente.
Na prática, isso torna a etapa de revisão muito mais rápida do que qualquer processo tradicional de digitação manual.
O que antes exigia horas de trabalho especializado passou a ser executado em uma fração desse tempo.
O que antes dependia da contratação constante de pessoas passou a depender de tecnologia.
O que antes parecia uma obrigação praticamente impossível de cumprir passou a se tornar um processo previsível, controlável e escalável.
E essa talvez tenha sido a principal transformação.
A FormatEasy não apenas aumentou nossa velocidade de transcrição.
Ela eliminou a dependência de um modelo que, matematicamente, já não era capaz de acompanhar as exigências atuais do setor registral.
Hoje, olhando para trás, percebo que a pergunta nunca deveria ter sido:
“Como contratar mais pessoas para transcrever 15 mil matrículas?”
A pergunta correta era:
“Por que ainda estamos utilizando pessoas para executar, em larga escala, uma tarefa que a tecnologia já consegue realizar com eficiência?”
Foi essa mudança de perspectiva que tornou possível enfrentar um desafio que, até então, parecia não ter uma solução viável.
Estou muito satisfeito com o serviço prestado pela FormatEasy.
Não apenas pelos resultados alcançados, mas porque a solução atacou exatamente o ponto que tornava esse desafio tão complexo: a dependência de um processo que não conseguia crescer na mesma velocidade das necessidades do cartório e das exigências regulatórias.
Em vez de multiplicar equipes, passamos a multiplicar produtividade.
E essa é uma diferença que muda completamente a equação.